SỬ DỤNG “HỘP” NHẬN PHÁT CÔNG VĂN CHO CÁC KHOA. PHÒNG TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP

Tg: Huỳnh Thị Thủy, Lê Thị Kim Oanh, Nguyễn Hồng Nhung, Trần Thị Kim Hoa, Đặng Thị Bảo Ngân.

Thực trạng:

• Trước đây việc các khoa phòng lấy nhầm công văn đã dẫn đến một số hệ lụy không hề nhỏ:

- Khi đi vào triển khai thực hiện thì một số khoa (phòng) không thực hiện đúng theo thời gian quy định hoặc thực hiện không đúng do không nắm bắt được nội dung triển khai từ văn bản mà phòng KHTH đã cấp phát.

- Căng thẳng từ phòng KHTH vì bị cho rằng chậm trễ trong việc cấp phát, triển khai văn bản do các khoa (phòng) báo là không nhận được từ phòng KHTH.

Nội dung sáng kiến:

Việc ứng dụng hoạt động 5S cho ra đời “Sử dụng “hộp” nhận, phát công văn cho các khoa phòng tại Phòng Kế hoạch tổng hợp”, đã giải quyết được khó khăn, vướng mắc trên với các lợi ích thiết thực sau:

- Tránh nhầm lẫn công văn giữa các khoa (phòng) từ việc thu nhỏ lại diện tích chứa và bố trí vị trí dễ thấy, dễ lấy.

- Đáp ứng được yêu cầu 5S: ngăn nắp, sạch sẽ, sẵn sàng...

- Tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm stress cho nhân viên phòng KHTH từ việc gọi điện đến các khoa (phòng) và giải quyết hậu quả của việc nhầm lẫn công văn.

Kinh phí trang bị cho tất cả các ngăn đựng:

30 ngăn x 30.000 đồng = 900.000 đồng

03miếng ván x 100.000 = 300.000 đồng

Tổng cộng: 1.200.000 đồng

Việc áp dụng sáng kiến tại đơn vị:

Từ khi sáng kiến được thực hiện làm giảm phiền hà, tăng sự hài lòng của tất cả nhân viên đến liên hệ nhận phát công văn tại phòng kế hoạch tổng hợp.

- Tránh nhằm lẫn công văn giữa các khoa (phòng)

- Đáp ứng được yêu cầu 5S: ngăn nắp, sạch sẽ...

- Tiết kiệm được nhiều thời gian và giảm stress cho nhân viên phòng KHTH từ việc gọi điện đến các khoa (phòng) và giải quyết hậu quả của việc nhầm lẫn công văn.